طريقة فرز البيانات في إكسل والفرز المخصص المتقدم

إذا كان لديك مجموعة من البيانات في برنامج إكسل Excel وتحتاج إلى ترتيبها حسب القيمة التصاعدية أو التنازلية، أو حسب الترتيب الأبجدي، فإن برنامج إكسل يتضمن إمكانية فرز البيانات السريع تصاعدياً أو تنازلياً، بالإضافة إلى ميزة “الفرز المخصص” باستخدام معايير متعددة.

إليك فيمايلي طريقة استخدامها.

في المثال التالي، اخترنا تسعة عناصر كيميائية من الجدول الدوري، وسنقوم بعملية فرز البيانات استناداً إلى محتويات الخلية باستخدام ميزة “الفرز من الأصغر إلى الأكبر” ( Sort A to Z) وميزة “الفرز المخصص” (Custom Sort).

قم بتحميل ملف التمرين Excel-Sort

اقرأ أيضاً: طريقة تعديل ارتفاع الصف وعرض العمود في إكسل

فــرز البيانات في إكسل:

تقع القائمة المنسدلة “فرز وتصفية” (Sort & Filter) في أقصى يسار علامة التبويب “الشريط الرئيسي”(Home).

تحتوي القائمة المنسدلة على العديد من الميزات المدرجة، لكننا سنركز على الثلاثة الأولى.

بيانات المثال الخاصة بنا، مأخوذة الجدول الدوري للعناصر الكيميائية، كل “عنصر” يحتوي على معلومات فريدة خاصة به ، مثل “الرمز” (Symbol) و “الرقم الذري” (Atomic Number).

لكن كل عنصر ينتمي أيضاً إلى فئات أخرى ، مثل “الحالة” (Phase) و”فئة العنصر” (Element Category).

لنبدأ ببساطة بفرز البيانات حسب عمود “الرقم الذري” (Atomic Number).

ابدأ بتحديد العمود (يمكنك تضمين صف الرأس إذا كانت بياناتك تحتوي على واحد).

انتقل الآن إلى القائمة المنسدلة “فرز وتصفية” (Sort & Filter) وحدد الخيار الأول أو الثاني.

في هذا المثال ، سنقوم بالفرز من القيمة العددية الأدنى إلى الأعلى باستخدام ميزة “الفرز من الأصغر إلى الأكبر ” (Sort A to Z).

سيظهر مربع “تحذيرات الفرز” (Sort Warning) إذا كان هناك أعمدة أخرى من البيانات يعتقد Excel أنك قد ترغب في تضمينها في عملية الفرز.

دعنا ننظر إلى نتائج خيار “المتابعة مع التحديد الحالي” (Continue with the current selection) ، أولاً.

انقر فوق هذا الخيار واضغط على زر “فرز” (Sort).

يمكنك أن ترى أن عمود “الرقم الذري” (Atomic Number) قد تم فرزه من الأدنى إلى الأعلى، ولكن لم تتغير المعلومات المقابلة في الأعمدة الأخرى.

قد يكون هذه مشكلة إذا كنت تريد فرز كل الأعمدة. لذا، انظر إلى بعض الصفوف لمعرفة ما إذا كانت منطقية.

في هذه الحالة، من الواضح أن الأعمدة الأخرى لم يتم فرزها لأن الهيدروجين (Hydrogen)، العنصر ذو “العدد الذري” الأدنى، يظهر على أنه يحتوي على “الرقم الذري” للرصاص (Lead).

لنجرّب الآن الخيار الآخر لنرى كيف يعمل. حدد الخيار “توسيع التحديد” (Expand the selection) وانقر فوق الزر “فرز”(Sort).

ستجد الآن أن بيانات الرقم الذري (Atomic Number) قد تم فرزها تصاعدياً، لكن في هذه المرة تبعها فـرز البيانات في الأعمدة الأخرى، عند ذلك ستظهر البيانات متطابقة مع بعضها كما كانت قبل الفرز.

ملاحظة: لتجنب ظهور مربع “تحذيرات الفرز” يمكنك تحديد كامل الأعمدة قبل إعطاء الأمر فرز.

المزيد عن تحديد الأعمدة والصفوف في إكسل: طريقة تنسيق حدود الخلايا في برنامج إكسل

فرز البيانات في إكسل: الفرز المخصص

لنرى الآن كيف يمكننا استخدام ميزة “الفرز المخصص” (Custom Sort)،  لفرز البيانات حسب عدة أعمدة مختلفة في وقت واحد.

حدد جميع البيانات، متضمناً صف الرأس إذا كانت بياناتك تحتوي على رؤوس للصفوف.

انتقل الآن إلى القائمة المنسدلة “فرز وتصفية” وحدد أمر “فرز مخصص”. (Custom Sort).

هذا يحضر نافذة الفرز.

سنقوم بفرز بياناتنا أولاً باستخدام عمود “Phase at STP”، بحيث تظهر الحالة Gaz في القائمة أعلى من الحالة Solid

حدد عمود “Phase at STP” في قائمة فرز حسب.

الآن اضغط على زر “إضافة مستوى” (Add Level).

يظهر مستوى جديد. لاحظ أن المستوى يقول “ثم حسب.” (Then by) وهذا يعني أنه سيكون العمود الثاني المستخدم لفرز البيانات.

سنختار “فئة العنصر”(Element Category) كمستوى ثانٍ.

لاحظ أن هناك خيارات أخرى مثل فرز حسب قيم الخلايا، لون الخلية، لون خط الخلية..  أو نوع الترتيب (تصاعدي تنازلي)

اخترنا في مثالنا فرز قيم الخلايا من الأصغر إلى الأكبر أي من أ إلى ي.

أضف مستوى آخر بالضغط على الزر “إضافة مستوى” مرة أخرى.

حدد عمود “Element”.

هذا يعني أن قيم الجدول سيتم فرزها أولاً حسب قيمة الخلايا في العمود Phase at STP أبجدياً بشكل تصاعدي، وفي حال تساوي القيمة سيتم الفرز حسب قيمة الخلايا في العمود Element Category أبجدياً بشكل تصاعدي، وفي حال تساوي القيمة أيضاً في العمود Element Category سيتم الفرز حسب قيمة الخلايا في العمود Element أبجدياً بشكل تصاعدي

يمكنك إضافة العديد من المستويات التي تناسب بياناتك. عند الانتهاء ، انقر فوق الزر “موافق” (OK).

تم فرز البيانات بنجاح.

نلاحظ:

في الجدول أن البيانات تم فرزها أبجدياً بشكل تصاعدي حسب قيمة Phase at STP ، وتم وضع فئة Gas أولاً ثم Solid،  لأن حرف G يسبق S في الترتيب الابجدي.

ضمن فئة Gas تم الفرز حسب المستوى الثاني Element Category حيث سبقت القيمة Noble Gas القيمة Reactive Nonmetal حسب الترتيب الأبجدي.

أيضاً عند تساوي قيمة Noble Gas تم الفرز حسب المستوى الثالث وهو اسم العنصر Element حيث سبق غاز Argon غاز Neon حسب الترتيب الأبجدي.

والأمر ذاته عند تساوي قيمة  Reactive Nonmetal حيث سبق غاز Hydrogen غاز Oxygen

والأمر ذاته يطبق على فئة Solid حيث تضمن المستوى الثاني Alkali Metal ثم Post-Transition Metal ثم Transition Metal أبجدياً وتضمن المستوى الثالث ترتيب Gold ثم Iron ثم Titanium أبجدياً بشكل تصاعدي.

اقرأ أيضاً: طريقة استيراد مستند إكسل إلى جداول بيانات جوجل Google Sheets

مدرسة زاد

زاهر هاشم